Weshalb sind viele Rollouts zum Scheitern verurteilt?
Die Einführung neuer Systeme, Anwendungen und Produkte ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die viel Planung, Zusammenarbeit und Engagement erfordert. Obwohl der Zweck der Einführung neuer Tools, Methoden oder IT-Systemen darin besteht, die Abläufe zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen, die den Erfolg des Projekts verhindern.
Was die häufigsten Herausforderungen von Rollout- und Migrationsprojekten sind? Wir haben die größten Hindernisse (und wie man diese bewältigt) für Sie zusammengefasst.
Scope Creep
Der Umfang eines Rollout-Projekts kann sich schnell und häufig ändern. Dies gilt vor allem dann, wenn das Projekt mehrere Beteiligte umfasst, die zusätzliche Funktionen oder Eigenschaften fordern, oder wenn neue Anforderungen auftauchen. Scope Creeps, oder auch Umfangsveränderungen, können zu Verzögerungen führen, die Kosten erhöhen und die Qualität des Endprodukts beeinträchtigen.
Um einen Scope Creep zu vermeiden, ist es entscheidend, den Projektumfang klar zu definieren und zu kommunizieren, einen Änderungskontrollprozess (Change Control Process) einzurichten und von Anfang an alle Beteiligten einzubeziehen.
Mangelnde Kommunikation
Kommunikationsprobleme sind eine bedeutende Herausforderung bei jedem Rollout-Projekt. Mangelnde effektive Kommunikation kann zu Missverständnissen, verpassten Fristen und unzureichender Unterstützung seitens wichtiger Stakeholder führen.
Um diese Herausforderung zu bewältigen, muss eine klare und regelmäßige Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Beteiligten sichergestellt werden. Geben Sie regelmäßige Updates zum Fortschritt des Projekts, teilen Sie relevante Dokumentationen und ermutigen Sie zu Rückmeldungen.
Widerstand gegen Veränderungen
Veränderungen sind nicht immer einfach und einige Mitarbeiter sträuben sich gegen die Einführung von neuen Systemen oder Anwendungen. Dieser Widerstand kann sich auf unterschiedliche Weise äußern, beispielsweise durch Zurückhaltung, neue Prozesse anzunehmen, mangelnde Motivation oder gar Sabotage.
Um diese Herausforderung zu überwinden, sollten Sie die Mitarbeiter von Anfang an in den Rolloutprozess einbeziehen. Informieren Sie sie über die Vorteile des neuen Systems, bieten Sie Schulungen und Unterstützung an und gehen Sie auf eventuelle Ängste oder Bedenken der Mitarbeiter ein.
Rollout-Projekte sind nicht ohne Herausforderungen. Wenn Sie sie jedoch potenzielle Schwierigkeiten antizipieren, einen soliden Plan entwickeln, alle Stakeholder einbeziehen und Alternativpläne bereithalten, können Sie die meisten Hindernisse überwinden und den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen.
Bei rpc verstehen wir die Herausforderungen bei der Umsetzung von organisatorischen Veränderungen und die Bedeutung einer reibungslosen Implementierung. Mit unserer Expertise helfen wir Unternehmen, die Komplexitäten zu bewältigen und die erfolgreiche Einführung neuer Prozesse, Technologien und Strategien zu gewährleisten. Von der Planung und Einbindung der Stakeholder bis hin zu Kommunikation und Risikominderung steht unser Team Ihnen zur Verfügung, um Ihren Umsetzungsprozess nachhaltig zu optimieren. Erleben Sie einen reibungslosen Übergang und erzielen Sie transformative Ergebnisse.
Die vier Schritte Ihres erfolgreichen
und nachhaltigen Rollouts
Unabhängig davon, ob es um die Implementierung neuer Technologien, die Einführung von Produkten oder umfangreiche organisatorische Veränderungen geht, das Verständnis des Rollout-Konzepts ist für den Erfolg entscheidend.
Ein Rollout kann in vier Hauptphasen unterteilt werden: Konzeption, Planung, Implementierung und Wertstabilisierung.
In der Konzeptionsphase werden die Ziele und Anforderungen des Projekts definiert. Hier wird das Fundament für den Rollout geschaffen, indem die Vision und der Zweck definiert werden.
Die Planungsphase enthält die detaillierte Ausarbeitung des Rollouts und lässt sich in zwei Teilphasen einteilen: Vorbereitung und Sequenzierung. In der Vorbereitungsphase werden alle notwendigen Ressourcen wie Personal und Technologie festgelegt. In der Sequenzierungsphase wird die Reihenfolge der einzelnen Schritte festgelegt, um einen klaren Ablaufplan zu erstellen.
Die Implementierungsphase umfasst die Durchführung des Rollouts. Diese beginnt mit der Pilotphase, in der der Rollout in kleinem Umfang getestet wird, um etwaige Probleme zu identifizieren und Lösungen zu finden. Darauf folgt die Phase des Full Rollouts, in der die Einführung der neuen Systeme oder Technologien schrittweise auf die gesamte Zielgruppe oder Organisation erweitert wird.
Die Wertstabilisierungsphase zielt darauf ab, den Rollout zu festigen. Dies umfasst die Schulung der Mitarbeiter, Bereitstellung von Unterstützung und Überwachung der Nutzung, um eine erfolgreiche Integration sicherzustellen.
Der rpc Ansatz umfasst die funktionsübergreifenden Aktivitäten und Leitlinien von Training & Befähigung, KPI-Setup & Monitoring, Projektmanagement sowie Change Management & Kommunikation, um jeden Rollout systematisch zum Erfolg zu führen:
- Training & Befähigung: Bereitstellen des notwendigen Wissens und der Fähigkeiten für eine erfolgreiche Umsetzung.
- KPI-Setup & Monitoring: Festlegen von Zielen und Kennzahlen sowie Überwachung des Fortschritts und des Erfolgs des Rollouts.
- Projektmanagement: Strukturieren, Planen und Überwachen des Rollouts, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
- Change Management & Kommunikation: Vorbereiten der Mitarbeiter auf Veränderungen und Förderung einer positiven Einstellung durch gezielte Maßnahmen und offene Kommunikation.
Diese Leitlinien unterstützen den Rollout, indem sie eine effektive Schulung, Monitoring des Fortschritts, eine erfolgreiche Projektdurchführung und einen reibungslosen Veränderungsprozess gewährleisten.
Welches dieser Themen spricht Sie besonders an?
Prozess
exzellenz
Wir sorgen für Orientierung - von der Zieldefinition bis zum Monitoring
Veränderung &
Befähigung
Wir sorgen dafür, dass der Rollout ein Erfolg wird - alle Mitarbeiter sind mit an Bord
Store-Konzepte &
Retail-Design
Wir sorgen für einen transparenten und schlanken Rollout-Prozess
IT Systeme &
SOftware
Wir gewährleisten ein Software & System-Rollout mit innovativen End2End-Ansatz
Mit rpc erhalten Sie Zugang zu einem
international erfahrenen Expertennetzwerk...
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Know-hows mit unseren vier Kernkonzepten, die das Framework des "rpc Kreis der Exzellenz" bilden
KONZEPTION
Das Rollout-Szenario kann im Rahmen eines Pilotprojekts in kleinem Umfang getestet werden. Dabei können wichtige Erkenntnisse gewonnen werden, die eine Schlüsselrolle in der Qualitätssicherung für das gesamte Rollout spielen.
Die in der Planungsphase erarbeiteten Konzepte werden so kontinuierlich verbessert und mit den passenden Tools umgesetzt. Eine Standardlösung gibt es nicht. Jeder Rollout hat unterschiedliche Anforderungen, die in der Pilotphase getestet werden können.
PLANUNG
Die Projektplanung muss basierend auf einer klaren Abgrenzung des Rollouts erstellt werden. Dies ist eine Grundvoraussetzung und wird während der verschiedenen Phasen des Rollouts kontinuierlich aktualisiert.
Die Planung stützt sich auf Meilensteine, Kapazitätsanforderungen (zentral und lokal) sowie ein klar definiertes Zielbild.
Zusätzlich sollte ein engagiertes Projektteam festgelegt werden, dem entsprechende Verantwortlichkeiten übertragen werden."
IMPLEMENTIERUNG
Während des Umsetzungszeitraums ist es wichtig, ein Tracking-Tool zur Verfügung zu haben, um den Prozess zu überwachen und zu steuern. Gerade in dieser Phase ist ein regelmäßiger Austausch essentiell, um auch ein funktionierendes Qualitätsmanagement zu gewährleisten.
Daher sollte eine (markt)spezifische und (markt)übergreifendes Steuerungsstelle eingerichtet werden, um überflüssige Abstimmungsrunden zu vermeiden und wertvolle Erkenntnisse als Katalysator für eine effiziente Implementierung zu nutzen.
WERTSTABILISIERUNG
Ein nachhaltiger Rollout-Erfolg ist nicht automatisch gegeben, Nur weil die Umsetzung erfolgreich war, heißt das nicht, dass der Rollout-Erfolg auch langfristig erhalten bleibt. Tatsächlich kann dies erst nach einigen Wochen/Monaten sicher beurteilt werden. Durch konstante Überprüfung und einen regelmäßigen Feedback-Prozess wird die Rollout-Umsetzung in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess überführt, um letztendlich nachhaltigen und nicht nur kurzfristigen Mehrwert zu erzielen.
